· มีการใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing)
· ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล (reduce data redundancy)
· ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น (improved data integrity)
· เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูล (increased security)
· มีความเป็นอิสระของข้อมูล (data independency)
รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภทคือ
1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RELATIONAL DATABASE) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (RELATION) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถวและเป็นคอลัมน์ การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (ATTRIBUTE) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล เช่น
3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (HIERARCHICAL DATABASE) ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบ พ่อ – ลูก หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ TREE ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน Record ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล Field ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ นั่นเอง เช่น